Les clés de la gestion du temps

“Nous avons mal à notre temps et nous ne savons pas que ça se soigne!”

Jean-Louis Servan-Schreiber

La gestion du temps est intimement liée à la réussite, la productivité, la satisfaction et le bien-être. En fait, gérer son temps revient à gérer sa vie.

Il s’agit d’une compétence fondamentale que nous devons apprendre à maîtriser dans notre vie professionnelle et personnelle. Il n’est pas question de travailler davantage, mais plus efficacement, en axant sur les résultats et plus de satisfaction.

1. Le temps, c’est la vie

Le temps que nous consacrons à nos activités façonne la qualité de notre travail, nos relations et notre bonheur.

Le temps est devenu ce que nous avons de plus précieux. 

Il n’est guère possible de surestimer l’importance de la gestion du temps: chaque jour, elle affecte notre performance et notre bien-être dans la vie professionnelle et privée. Il est dès lors crucial d’être conscient en tout temps de l’utilisation de notre temps et d’évaluer le rendement de notre investissement.

2. La mauvaise gestion du temps est une source majeure de stress

L’exigence constante de faire plus, mieux et plus vite est une source majeure de stress et de burnout, la maladie de notre siècle.

Ces trois pôles nous emprisonnent en permanence dans des contraintes inévitables : objectif, qualité et délai.

Si nous désirons améliorer la qualité, nous avons besoin de plus de temps ou nous sommes obligés de réduire le nombre d’objectifs.

Si nous voulons accroître la quantité de choses à accomplir, la qualité risque de baisser ou le temps nous manquera.

Si nous disposons de moins de temps, la quantité et/ou la qualité de notre production pourraient diminuer.

Et pourtant, en dépit de ces contraintes évidentes et omniprésentes, la demande au travail aujourd’hui exige de faire toujours plus, mieux, plus vite et moins cher. Immanquablement le stress en résulte.

Traiter tout comme urgent, courir d’une activité à l’autre toute la journée, sans jamais éprouver de la satisfaction, nous met sur le chemin de la tension et en fin de compte au burnout, «la maladie du siècle».

3. Distinguer importance et urgence

Distinguer entre importance et urgence est essentiel. L’urgence décidée par les autres, l’emporte trop souvent sur l’importance au détriment de résultats qui font la différence.

Contrairement à ce qui compte pour nous, l’urgence est le plus souvent déterminée par les autres qui nous obligent à entreprendre immédiatement une tâche que nous ne considérons pas forcément comme importante.

Afin de gérer notre temps efficacement, il est indispensable de préciser nos objectifs, par exemple en utilisant les 5 caractéristiques de SMART: Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste et Temporel.

 4. Gain de temps vs perte de temps

Cerner les gains et pertes de temps nous permet de devenir plus efficaces et plus satisfaits dans notre travail quotidien.

Repérer les gains de temps (déléguer, apprendre à dire non, réserver du temps pour des tâches stratégiques…), tout comme les pertes de temps (mauvaise gestion des courriels, savoir dire non, navigation sur internet peu ciblée, interruptions…) nous aide à devenir plus efficaces.

Voici quelques exemples de gains de temps:

• un espace de travail calme est propice pour travailler de manière productive. 

• des listes des choses quotidiennes et hebdomadaires à effectuer nous aident à rester focalisés sur les tâches prioritaires et à nous rappeler les délais. 

• s’occuper des missions difficiles et importantes en premier lors de périodes où nous nous sentons le plus productifs représente la meilleure stratégie pour combattre la procrastination. 

• n’aborder une tâche qu’une seule fois : qu’il s’agisse d’un courriel, d’une lettre, d’un document ou d’un message vocal, la traiter une fois seulement quand vous avez suffisamment de temps pour la régler dans sa totalité. 

• collaboration et travail d’équipe : si vous avez besoin d’aide, sollicitez-la tôt. Ne pas se laisser aveugler par l’orgueil, permettez aux autres de vous donner un coup de main. 

• délégation : les cadres rechignent souvent à déléguer («je suis le seul à pouvoir bien faire cette tâche», «cela prend moins de temps de le faire moi-même que de l’expliquer à une autre personne»). Et ce, malgré le fait que transmettre une tâche soulagerait leur agenda trop chargé et offrirait à leurs collaborateurs une opportunité d’acquérir de nouvelles compétences. 

• apprendre à dire non est indispensable : s’affirmer sans être agressif ou irrespectueux quand vous subissez des demandes à un moment où vous êtes engagé dans un travail important. 

• régulièrement bloquer du temps dans votre agenda pour vous-même : pour des réflexions stratégiques, faire une pause et également pour faire face aux imprévus….

Voici quelques exemples de pertes de temps: 

• mauvaise gestion des e-mails : fréquemment vérifier les nouveaux e-mails; envoyer une copie à des personnes non directement concernées par le message; rédiger un long courriel sans indiquer l’action requise… 

• envoyer des sms, bavardages et commérages 

• réunions trop fréquentes, mal organisées et mal dirigées 

• mauvaise communication : messages confus, pas d’écoute, feedback insuffisant ou absent 

5. Equilibre entre vie professionnelle et privée

Parvenir à un équilibre entre la vie au travail et la vie privée peut constituer un vrai challenge. Un équilibre entre vie professionnelle et privée est devenu illusoire pour bon nombre de personnes. Pourtant, le temps pour nous reposer, dormir, jouer et être avec notre famille et nos amis est indispensable pour régénérer notre vitalité.

La plus grande menace cependant – et de loin – qui pèse sur cet équilibre est de rester connecté 24/7 à nos smartphones, tablettes et ordinateurs.